Коллеги, приветствую!
Сегодня мы обсудим процедуру конвертации и добавления псевдонима учетных записей Office 365, причины по которым это может понадобится, а также некоторые нюансы конфигурации.
Что это такое и зачем нужно?
Для начала, разберемся в терминологии.
Что такое псевдонимы (алиасы)? Для ответа на этот вопрос обратимся к документации Microsoft:
A primary email address in Office 365 is usually the email address a user was assigned when their account was created. When the user sends email to someone else, their primary email address is what typically appears in the From field in email apps. They can also have more than one email address associated with their Office 365 for business account. These additional addresses are called aliases.
For example, let’s say Jenna has the email address jenna@contosoco.com, but she also wants to receive email at jen@contosoco.com because some people refer to her by that name. You can create aliases for her so that both email addresses go to Jenna’s inbox.
Далее вольный перевод.
Обычно, в качестве основного адреса почты в Office 365, используется почтовый адрес назначенный при создании учетной записи. Когда пользователь отправляет письма, его основной адрес отображается в письме в соответствующем поле От.
В Office 365 есть возможность ассоциировать сразу несколько адресов с учетной записью. Такие адреса называются псевдонимами.
Для примера, у пользователя по имени Дженна есть почтовый ящик с основным адресом jenna@contosoco.com. Ей бы хотелось получать письма на адрес jen@contosoco.com потому что некоторые люди называют ее именно так. При настройке псевдонима, Дженна сможет получать письма сразу с нескольких адресов.
Реальные примеры использования
Теперь разберем более реальные ситуации, приведу в качестве примера несколько сценариев.
Предположим, что у нас есть прекрасная коллега женского пола по именни Дженна (дежавю 🙂 ), которая длительное время пользуется почтовым ящиком с адресом фамилия@party.hard. Все ее контакты, с кем она уже ведет переписку, знают ее именно под этим именем почтового ящика. Лицензия на учетную запись оплачена и назначена, все хорошо работает до определенных моментов:
- Девушка изменила фамилию
- Девушка перестала сотрудничать с компанией, но важные письма ей все еще приходят
- На визитке, которую девушка не стеснялась использовать, указана ее фамилия в адресе почты
Теперь последовательно разберем сложности с которыми мы столкнемся в случае каждого сценария:
Девушка изменила фамилию.
Пожалуй, наименее сложная ситуация. Нам необходимо обеспечить доставку писем как на старый ящик, так и на новый. Мы не можем оставить только новый адрес ящика, т.к письма, вероятно, будут приходить и на старый тоже.
Девушка перестала сотрудничать с компанией, но важные письма ей все еще приходят.
Нам необходимо организовать доставку ее писем коллеге который будет временно или постоянно исполнять функцию получателя важных писем. Подчеркну, что в этом случае достаточно только получать письма с адреса почты Дженны. Также нам нужно что-то делать с почтовым ящиком, ведь пока он функционирует, мы платим за это деньги.
Ситуация несколько усложняется если учетная запись Дженны сихнронизирована с Office 365, тогда мы не можем ее отключить, в связи с тем, что почтовый ящик будет удален.
На визитке, которую девушка не стеснялась использовать, указана ее фамилия в адресе почты.
Ситуация похожа, но есть отличие. Оно заключается в том, что необходима возможность ответа с этого же адреса. Точно также у нас есть ограничения на отключение учетной записи в случае ее синхронизации и необходимость платить за использование отдельного почтового ящика.
Конечно, в каждом конкретном случае найдется свое НО, которое повлияет на дальнейшее решение возникшей проблемы. Однако, в общем случае, вышеуказанные проблемы могут склонить нас к необходимости создания псевдонима.
Если вы считаете, что подобные проблемы можно решать и другими способами, то вы, безусловно, правы. Подчеркну, что псевдоним, это всего-лишь один из вариантов решения проблемы. Все зависит от конкретного случая и нежелания платить лишние деньги.
Если вы твердо решили, что необходимо создать псевдоним, разберем поэтапно сценарии конфигурации.
Приступаем к конфигурации
Конвертация учетной записи Office 365
Попробуем применить третий сценарий и определим решаемую задачу. Предположим, что для своей деятельности коллега использовала синхронизированную с Active Directory учетную запись. Перед нами стоит задача отключить ее доменную учетную запись и сделать ее ящик облачным и передать его коллегам для дальнейшей работы. Иными словами, мы хотим избавиться от зависимости синхронизированной учетной записи между приземленным (on-premise) каталогом и облачным. Поэтому мы начнем с ее отключения и переноса в несинхронизируемый OU в локальных службах AD.
Результатом будет появление учетной записи в разделе Удаленные пользователи на портале администрирования Ofiice 365.
В этот раздел будут помещены отключенные пользователи Active Directory. Их все еще можно восстановить в случае необходимости.
Затем восстанавливаем учетную запись при помощи соответствующей кнопки.
Учитывая тот факт, что взяться паролю для учетной записи неоткуда, следующим этапом будет его настройка.
Далее знакомимся с краткой сводкой. Если нас все устраивает, начинаем процедуру восстановления. Также мы можем указывать почтовый адрес для отправки сгенерированного пароля.
Результатом будет появление облачной учетной записи в разделе Активные пользователи.
Нам удалось сделать учетную запись облачной. Теперь нет зависимости между каталогами и ящик был полностью отвязан от служб локальных каталогов. Коллеги, кому будет передан ящик, смогут отвечать на письма от имени Дженны. Фактически это решение третьего сценария.
Создание псевдонима
Вернемся к сценариям смены фамилии нашей коллеги или необходимости получения входящей почты другими лицами.
Определим решаемую задачу. В обоих случаях нам необходимо создать дополнительный почтовый адрес. Также нам крайне желательно избавиться от учетной записи Дженны во втором случае, когда она уже не сотрудничает с компанией. Для этого, мы создадим и подключим псевдонимы. Такой подход позволит удовлетворить условия обоих сценариев, а во втором даже отказаться от наличия и лицензирования почтового ящика. В зависимости от того, какой тип у подключаемой учетной записи, будут зависеть конкретные действия. Принцип в обоих случаях одинаковый, отличается лишь место, где мы выполним эту процедуру.
Учетная запись синхронизирована с Active Directory
Для создания псевдонима необходимо изменить атрибут proxyAddress в свойствах объекта назначаемому пользователю в оснастке ADUC в нижеуказанном формате:
smtp:alias@party.hard
SMTP:main-address@party.hard
Строка с заглавными буквами SMTP определяет основное имя почтового адреса. Строка со строчными буквами smtp определяет псевдоним. У нас есть возможность указать несколько алиасов. Соответственно, каждая новая строка в вышеуказанном формате — новый псевдоним.
После очередной синхронизации, пользователь, которому мы назначили псевдоним (бывший основной почтовый адрес Дженны), будет получать письма отправленные ей.
Учетная запись в облаке
В случае если учетная запись — облачная, все сильно упрощается. Достаточно выбрать ее в разделе Активные пользователи и создать из открывшегося меню псевдонимы. Здесь же возможно выбрать основное имя для почтового ящика.
Итоги
Сегодня мы узнали что такое псевдонимы и процедура конвертации, зачем они нужны, где могут пригодиться. Пошагово разобрали несколько сценариев их применения и некоторые нюансы конфигурирования. Еще раз подчеркну, что предмет темы — лишь одно из возможных решений. Вариантов достижения поставленных целей может быть несколько и все будет зависеть от конкретного случая и условий.
До новых встреч, коллеги!